Krajowy System eFaktur zacznie obowiązywać od 1 lutego 2026 r.
W fakturowaniu:
Od 1 lutego dla firm, których w 2024 r. wartość sprzedaży z podatkiem przekroczyła
200 mln złotych
Od 1 kwietnia dla pozostałych podmiotów
WYŁĄCZENIE na 2026 rok – przewidziano dla firm, których miesięczny obrót nie przekracza 10.000,00 zł. Takie podmioty będą zobligowane do KSEF od początku 2027 r.
W odbieraniu faktur zakupu:
- Dla wszystkich od 1 lutego.
Będzie to aplikacja udostępniona przez Ministerstwo Finansów w celu wystawiania faktur sprzedaży i odbioru faktur zakupu.
W związku z wdrożeniem systemu eFaktur zmieni się wiele. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej uprawnienia do wystawienia oraz odbierania faktur z urzędu będzie posiadał właściciel firmy. W przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną niezbędne będzie wystąpienie po nadanie uprawnień oraz wskazanie konkretnych osób do konkretnych funkcji. Podobna sytuacja będzie miała miejsce w przypadku nadania uprawnień w procesie obiegu faktur biurowi rachunkowemu.
Konieczne będzie również zaangażowanie się w poznanie funkcjonalności posiadanego programu do fakturowania lub księgowania. Dostawcy oprogramowania zapewniają korelację z aplikacją KSEF. W większości programów nadal będzie można wystawiać faktury z używanego programu, a następnie wysłać ją do KSEF. Tak samo w przypadku faktur zakupu. Pobór faktur z aplikacji KSEF może być możliwy za pomocą plików XML, bądź ściągania faktur co dzień o tej samej godzinie. Sam system nie będzie informował o pojawieniu się nowej faktury.
Jak sprawdzić, czy faktura została udostępniona w systemie KSEF? Faktura, która znalazła się w KSEF posiada nr KSEF e-faktury. Ponadto będziesz mógł pobrać UPO, które poświadcza zamieszczenie faktury w KSEF.
Istotne zmiany, jakie wprowadza KSEF:
- wszelkie zmiany w przesłanej fakturze do KSEF będzie można poprawić jedynie poprzez wystawienie korekty faktury,
- system KSEF nie będzie zawierał: faktur proform, not obciążeniowych, rachunków
- fakturę dla podmiotu zagranicznego wystawisz w KSEF, jednak tą fakturę dla tego podmiotu przekażesz w sposób z nim uzgodniony. Np. w formie elektronicznej lub PDF. W takiej sytuacji wystąpi obowiązek oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem weryfikującym = kodem QR, który umożliwi dostęp do tej faktury w KSeF oraz sprawdzenie danych zawartych na tej fakturze
- faktury dla osób fizycznych ( nieprowadzących firmy) nie muszą być wystawiane w KSeF
- faktury z NIP wystawiane na kasie fiskalnej, mogą być wystawiane w ten sposób do końca 2026 r. Od 2027 r. te faktury również muszą się znaleźć w systemie KSEF
