Zaświadczenie Z-3 wypełniamy w imieniu pracodawcy, występując o świadczenie dla naszego zatrudnionego na umowie o pracę. Występujemy w nim o zasiłek. Ponadto, dokument Z-3 wypełniają i przekazuje do ZUS pracodawca zatrudniający mniej niż 20 osób na dzień 30 listopada poprzedniego roku. Wzór znajdziemy na stronie ZUS. Najczęściej wypełniamy go i wysyłamy bezpośrednio z PUE ZUS (elektronicznej platformy ZUSu).
Strona 1 – dane informacyjne pracodawcy oraz pracownika.
Strona 2 – zaznaczamy właściwy zasiłek i okres, na jaki ma zostać przyznany, dalsza część strony to również informacje, w tym dotyczące zawartej umowy.
Strona 3 – informacje o wypłaconych świadczeniach – wpisuje się dni, za jakie wypłacono wynagrodzenie chorobowe w danym roku, ile osób zgłosiło się do ubezpieczenia na dzień 30 listopada poprzedniego roku.
Strona 3/4 – tabela dotycząca ustalenia podstawy do świadczeń chorobowych. Zazwyczaj z tym miejscem przedsiębiorcy bądź osoby zajmujące się kadrami i płacami mają największy problem.
Wpisujemy dane za 12 miesięcy poprzedzających chorobę tj. wynagrodzenia wypłacone pracownikowi pomniejszone o składki społeczne 13,71%. W kolumnę wpisujemy miesiące i wynagrodzenie, za jaki miesiąc jest należne, a nie w jakim zostało wypłacone. Należy pamiętać, że składniki zmienne przysługujące za czas niezdolności do pracy, a więc niepomniejszane o absencje nie są wliczane do podstawy.
Przykład:
Pracownikowi zostało wystawione zwolnienie lekarskie na okres od 3 maja do 6 czerwca. Jest to osoba po 50 roku życia, więc przysługuje jej 14 dni wynagrodzenia chorobowego, a od 15 dnia niezdolności do pracy zasiłek chorobowy.
3–16 maja = wynagrodzenie chorobowe 14 dni
17 maja do 6 czerwca = zasiłek chorobowy
Ostatnim z 12 miesięcy poprzedzających chorobę będzie kwiecień.
Nie zawsze w podstawie do chorobowego znajdzie się dokładnie 12 miesięcy.
Wyjątki:
- Rozpoczęcie pracy w niedawnym okresie – gdy pracownik zachorował, przed otrzymaniem pierwszej wypłaty w pierwszej kolejności ustalamy czy jest w okresie wyczekiwania (30 dni oczekiwania na świadczenia chorobowe). Następnie przyjmujemy kwotę wynagrodzenia z umowy o pracę jako podstawę do wypłaty świadczeń chorobowych.
- Absencje chorobowe, urlopy bezpłatne–gdy pracownik przepracował więcej niż połowę obowiązującego go czasu pracy w miesiącu, podstawę uzupełnia się do kwoty, jaką by otrzymał, przepracowując cały miesiąc. Jeśli, przepracował mniej niż połowę, miesiąc ten pomija się.
- Nieobecności nieusprawiedliwionych – nie uzupełnia się, przyjmuje się kwoty faktycznie wypłacone w tym miesiącu.
